Por: Ismael Batista
Antes de entrar en detalles, quiero destacar que este artículo no está enfocado en aquellos conceptos técnicos requeridos para una implementación de Skype for Business, sino sobre aquellos factores que por su importancia se hacen determinantes para el desarrollo durante y después del proyecto.
Aqui vamos…
Para las personas con frecuencia todo hecho que represente cambios, suele asustarlos a primera vista, haciendo que de forma automática se activen sus sensores de desconfianza contra aquello que desconocen; desafortunadamente las empresas no están exentas de este comportamiento y más aún en aquellos proyectos que de una manera u otra supondrán un cambio en la forma en que suelen hacerse las cosas.
Uno de estos cambios lo constituye la introducción de Microsoft Skype for Business, cuyo fin es la incorporación de nuevas y mejores formas de realizar y optimizar las labores en las empresas, el cual sin importar lo fácil o beneficioso que será para los usuarios siempre encontraremos tazas de rechazos, lo cual es normal, por tal motivo es importante tener en cuenta aquellas pautas y herramientas que ayudarán en la absorción de la herramienta que se traducirán en el éxito del proyecto.
En adelante trataré de explicar algunas experiencias que he podido acumular durante mis implementaciones de SfB en diferentes empresas.
Conocer los beneficios
En primer lugar es preciso conocer al pie de la letra cuales son los objetivos que queremos alcanzar con SfB y cuales son los beneficios tangibles e intangibles que derivarán del mismo, es preciso conocer y comprender la estructura actual de servicio y su funcionamiento, esto nos permitirá realizar métricas de comparaciones del Antes y el Después de la implementación.
Es importante subrayar el impacto que tendrá para los usuarios finales, en este punto es imperativo que nosotros como consultores nos coloquemos del lado del cliente y tratemos de ver junto a ellos cuales son aquellos factores en los cuales la empresa será beneficiada, esto incluye desde temas como la reducción de costos por conceptos de llamadas, la reducción de líneas desde el proveedor que supondrá SfB como reemplazo de la actual PBX si fuera el caso; las funcionalidades de SfB como solución de Voz, las mejoras en la productividad de los usuarios finales, el trabajar desde la casa o cualquier localidad externa, la conectividad desde dispositivos móviles, etc. Son algunos de los beneficios que sumados a la experiencia final del usuario constituirán las bases que sustentará el éxito y financiamiento de nuestro proyecto.
Identificación y compromiso de la Gerencia.
Es determinante contar con el apoyo y el compromiso de la alta gerencia, destacar que la implementación comienza de arriba hacia abajo, de modo que debemos asegurarnos que las personas en este nivel dentro de la empresa estén identificadas con el proyecto al punto de que sean ellas las que muestren más entusiasmo por el mismo.
Ver el proyecto desde el punto de vista de los usuarios
Esta es una de las partes que muchas veces pasamos por alto, y es la que nos ha demostrado ser nuestro mejor aliado. Para nadie es un secreto de que los asuntos técnicos se quedan en los departamentos de TI, y para nuestros usuarios son irrelevantes, por ello es determinante ver la nueva oferta desde el punto de vista de los usuarios, esto nos ayudará a enfocar nuestros esfuerzos en aquellas cosas que a ellos les atañe.
Integración completa del personal
En este punto se hace imperativo que todo el personal (desde el nivel más alto hasta la persona que nos lleva el café en las mañanas) estén identificados con el proyecto, esto quiere decir que si nos encontramos con cualquier empleado en el ascensor o el pasillo y le preguntáramos sobre Skype for Business este nos sepa responder con total conocimiento sobre las bondades de la herramienta. La integración del personal es neurálgica para el proyecto.
Entrenamiento al personal
El proyecto debe asegurarse de incluir como parte FUNDAMENTAL el proceso de entrenamiento del personal, vital para la implementación.
Aquí señalaré algunas de las ideas que solemos ofrecer a los clientes:
  • Pueden respaldarse en el uso de boletines informativos enviados a través del correo interno, conteniendo en forma de (Tips) las cosas que podemos hacer con el cliente de Skype for Business.
  • Creación de sitios web de intranet con contenidos multimedia (videos de no más de 30 segundos) que les muestre como hacer una determinada tarea.
  • Fomentar la transferencia de conocimiento mediante el entrenamiento a pequeños grupos y que estos a su vez repliquen esos conocimientos a otros.
  • Premiar durante los entrenamientos a los participantes, sea con regalos como Headset(auriculares) entre otros dispositivos.
Recursos
Por último, y no por ello menos importante, es el uso de las herramientas que Microsoft de forma gratuita nos ofrece para consolidar el proceso de enseñanza a los usuarios de la plataforma de SfB, estas son algunas de ellas:
  • Skype for Business Video Training: Incluye una serie de videos donde muestran las principales funcionalidades para los usuarios: https://support.office.com/en-us/article/skype-for-business-video-training-942ad6f3-1455-40f0-927d-734de242e55b
  • Lync 2010 Custom Intranet Support Site: Es un sitio en HTML que conjuga toda la ayuda necesaria para los usuarios de Lync. RECOMENDADO: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3063

 

Hasta la próxima!

José I. Batista